Faktura VAT

Archive for the ‘online’ Category

Nie jest tajemnicą, że szybkie i tzw. „bezbolesne” (czyli bez przestojów, problemów takich jak przedawnienia czy zakwestionowane podatki) prowadzenie rachunkowości w firmie jest niezbędne. Można to osiągnąć zatrudniają cały sztab wyspecjalizowanych księgowych, które będą zajmowały się wszelkimi dokumentami, które zjawią się w firmie. Kogo jednak stać na takie rozwiązanie? Nie oszukujmy się- nawet jeśli koszt zatrudniania całego działu księgowości nie byłby zbyt dużym wydatkiem w naszym przedsiębiorstwie to i tak nie ma przecież czegoś takiego jak zbędne pieniądze. Zaoszczędzone w ten sposób środki można przeznaczyć na rozwój przedsiębiorstwa . Mowa tu jednak była głównie o dużych firmach, problem jednak pojawia się również w małych i mikroprzedsiębiorstwach- parę osób zatrudnionych w takiej firmie (lub nawet sam jeden przedsiębiorca) nie będzie się zajmowało przez cały dzień pracy księgowością- muszą pracować aby wykonać zlecenia na czas. Pewnym rozwiązaniem jest tutaj wynajęcie firmy zewnętrznej czyli wyspecjalizowanego biura rachunkowego, które zajmie się dokumentacją naszej firmy. Pamiętajmy jednak, że każdy outsourcing kosztuje i nie nie znajduje to zastosowania zwłaszcza jeśli przez naszą firmę przepływa wiele dokumentów na małe kwoty- biuro zwykle liczy sumę kosztów swoich usług od każdego dokumentu. Co zrobić? Zastosować księgowość online! Zwłaszcza ma to sens w przypadku fakturowania- fakturę online można wystawić w każdym miejscu, w którym mamy internet i drukarkę- zatem u większości klientów. Jest ona automatycznie ewidencjonowana i uzupełniania automatycznie- jedyne co musimy zrobić to kliknąć odpowiednie opcje. Jest to opłacalny interes szczególnie dla mały firm.

Szykują się duże zmiany w ustawie o VAT związane z przepisami dotyczącymi uproszczonych faktur VAT- zgodnie z Dyrektywą VAT, w której umieszczone zostały zapisy dotyczące wystawiania faktur uproszczonych w wypadkach gdy kwota na fakturze nie jest większe niż 100 euro. Według dostępnych informacji procedura wprowadzania nowych przepisów już się rozpoczęła- celem jest wejście w życie odpowiednich regulacji prawnych od 2013 roku. Nowelizacje tego prawa jest nałożona w związku z Dyrektywą UE, która z kolei wprowadza możliwość wystawiania uproszczonych faktur jeśli kwota na fakturze nie przekracza 100 euro lub też równowartości tej kwoty wyrażonej w walucie państwa członkowskiego (jako że nie tylko Polska jest zmuszona do wprowadzenia takich rozwiązań)- będą jednak istnieć pewne wyjątki, w których nie będzie można wystawić takiego rodzaju dokumentu nawet jeśli kwota transakcji nie będzie przekraczała kwoty 100 euro (bądź równowartości) i są one określone w wymienionej dyrektywie.
Wiele wskazuje na to, że zmiana w prawie dojdzie do skutku w zamierzonym terminie ponieważ pod obrady Sejmu został już przekazany projekt zmian w ustawie o VAT dotyczący dokumentowania małych wydatków firmowych- w projekcie jest mowa np. o dokumentowaniu jedynie paragonami określonych niskich wydatków.
Na dzień dzisiejszy jest możliwość nie umieszczania na fakturach wszystkich wymaganych danych jednakże odnosi się to głównie do dokumentów takich jak bilety (wg rozporządzenia Ministra Finansów z 28n marca 2011 roku).

Jeśli naszą dokumentacje związaną z fakturami prowadzimy jedynie w formie elektronicznej może zajść taka sytuacja gdy będzie potrzebna korekta faktury wystawionej przez nasz system z różnych powodów. Nie ma problemu jeśli możemy z poziomu naszego systemu fakturowania wystawić fakturę korygującą- najpierw generujemy taki dokument księgowy a następnie wysyłamy go do dane kontrahenta po czym archiwizujemy dokument tak jak poprzednią fakturę, której dotyczy sporządzony dokument korygujący (pamiętajmy, że faktury elektroniczne muszą być przechowywane w sposób zgodny z wytycznymi Ministerstwa Finansów tj. muszą być przechowywane w formie niezmienionej i umożliwiającej uwierzytelnienie i identyfikację danego dokumentu oraz w sposób umożliwiający segregację dokumentów z podziałem na określone okresy). Problem jednak pojawia się gdy nie mamy możliwości wystawienia faktury korygującej z powodów technicznych np. nasz system fakturowania nie przewiduje możliwości wygenerowania takiego dokumentu. W takim wypadku na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów należy wystawić fakturę korygującą papierową i zamieścić na niej adnotację, że dotyczy ona faktury elektronicznej. Uwaga, takie postępowanie jest możliwe jednakże nie powinno ono mieć charakteru stałego tzn. firma powinna zadbać o możliwość wystawiania wszystkich potrzebnych jej dokumentów w taki sam sposób (w tym wypadku chodzi o rozszerzenie możliwości wybranego programu do faktur bądź też całkowitą zmianę tego oprogramowania na takie, które posiada potrzebne funkcje).

Chciałbyś zastosować w swojej firmie system obsługi faktur online ale nie wiesz w jaki sposób to działa? To bardzo proste- najpierw musisz zdecydować się na jeden z wielu serwisów, które oferują taką funkcjonalność. Kiedy już wybierzesz serwis, który posiada opcje potrzebne do wystawiania dokumentów w Twoim przedsiębiorstwie oraz odpowiadający Ci ceną musisz założyć w nim konto oraz uiścić odpowiednią opłatę abonamentową. Po zaksięgowaniu wpłaty (jeśli zrobisz to poprzez elektroniczny system przelewów to prawdopodobnie Twoja wpłata zostanie automatycznie zaliczona przez system i uzyskasz dostęp do serwisu, w przeciwnym razie być może będziesz musiał odczekać np. 1 dzień). Gdy już mamy dostęp do systemu możemy zabrać się za wprowadzanie danych- zwykle jednorazowo gdyż większość systemów zapamiętuje nasze dane, dane naszych kontrahentów oraz opisy i ceny naszych produktów, wystarczy je jedynie wybierać myszkę podczas sporządzania np. faktury. Co ciekawe, dzięki temu że nasz system nie znajduje się fizycznie na dysku naszego komputera mamy możliwość dostępu do naszej księgowości w każdym miejscu na świecie gdzie znajdziemy internet oraz komputer zdolny uruchomić przeglądarkę. Daje to możliwość wystawiania, korekty oraz sporządzania faktur pro-forma i innych dokumentów na miejscu u klienta jeśli zajdzie taka potrzeba (np. zmiana zamówienia). Co lepsze, po dokonaniu zmiany bądź wygenerowaniu dokumentu w innym miejscu, możemy uzyskać do niego dostęp po powrocie do naszej firmy, na naszym komputerze! Oczywiście taki dokument powinien automatycznie przez system zostać zewidencjonowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

W marcu tego roku została wprowadzona zmiana regulacji, które dotyczyły składania własnoręcznych podpisów na dokumentach księgowych takich jak faktur itp. Obecnie nie jest wymagane złożenie podpisów przez żadną ze stron transakcji na fakturze, zwłaszcza jeśli taki dokument księgowy został przesłany drogą elektroniczną. Nie są wymagane również stosowane dotychczas oznaczenia kopii i oryginału (jako że dokumenty sporządzane w sposób elektroniczny nie posiadają rozróżnienia na kopię i oryginał gdyż każdy z egzemplarzy jest równoważny). Tak samo sytuacja ma się z pieczątką- nie jest ona już wymagana. Oczywiście nadal dokument musi zawierać odpowiednie dane dotyczące przedmiotu transakcji oraz nabywcy i sprzedającego (również ilość tych danych może ulec zmniejszeniu jako że w sejmie przygotowywana jest nowelizacja zakładająca możliwość wystawiania uproszczonych faktur dla transakcji nie przekraczających 100 euro).
Mimo dotychczasowej nielegalności wysyłania faktur przez e-mail wiele firm postępowało w taki sposób. Faktura w formie papierowej była skanowana (po złożeniu podpisu) a następnie wysyłana drogą e-mail. Na części tych dokumentów nie było widać śladów skanowania i ponownego druku dlatego skali tego zjawiska nie znamy. W tej chwili aby wysłać fakturę legalnie wystarczy poprosić naszego kontrahenta o zgodę (również za pomocą drogi e-mail) i zachować odpowiednie środki dotyczące przechowywania faktur elektronicznych. W pewnym sensie można rzecz że prawo przystosowało się do rzeczywistości.

Przedsiębiorcom prowadzącym małe działalności gospodarcze często zdarza się wykonywać pracę w siedzibie klienta- powstaje wtedy problem z wystawieniem faktury- przedsiębiorca taki lub jego pracownik musi fakturę wystawić ręcznie bądź dokument taki zostaje dosłany później (i to jest najczęstsze wyjście z sytuacji). Jednakże jak wiadomo dosyłanie dokumentacji na później już z zasady może rodzić kolejne problemy- trzeba pamiętać aby dosłać fakturę i jakie informacje ma ona zawierać, często trzeba to dodatkowo uzgadniać z klientem co zabiera czas i kolejne pieniądze. Nawet w przypadku założenia optymalnej drogi faktury od wystawienia do klienta to i tak trzeba będzie oczekiwać za spłatę- podczas gdy w momencie wystawienia dokumentu pracownik mógłby otrzymać zapłatę od razu (tak działają różne firmy np. te które specjalizują się serwisie sprzętu biurowego). Przy ręcznie wystawianej fakturze częste jest wpisywanie błędnych wartości, zwłaszcza gdy faktura jest bardziej skomplikowana- później trzeba dosłać faktur korygujące lub rozwiązywać sytuację inaczej- w każdym razie traci się czas i pieniądze.
Nowoczesną możliwością, która pojawiła się stosunkowo niedawno jest wystawianie faktur online. Po założeniu konta w odpowiednim serwisie wystawić fakturę możemy w każdym miejscu na ziemi gdzie znajdzie się komputer z internetem i drukarka (zatem u znakomitej większości naszych ewentualnych kontrahentów). Faktura taka zostaje automatycznie odłożona w systemie (mamy do niej dostęp później), automatycznie zostaje również wypełniona- jedyne co musimy zrobić to wybrać produkt/usługę oraz klienta (wybrać a nie wpisać jeśli wprowadziliśmy dany produkt i danego klienta wcześniej np. przy poprzedniej usłudze) i faktura jest gotowa do druku.