Faktura VAT

Archive for the ‘uproszczenia’ Category

Szykują się duże zmiany w ustawie o VAT związane z przepisami dotyczącymi uproszczonych faktur VAT- zgodnie z Dyrektywą VAT, w której umieszczone zostały zapisy dotyczące wystawiania faktur uproszczonych w wypadkach gdy kwota na fakturze nie jest większe niż 100 euro. Według dostępnych informacji procedura wprowadzania nowych przepisów już się rozpoczęła- celem jest wejście w życie odpowiednich regulacji prawnych od 2013 roku. Nowelizacje tego prawa jest nałożona w związku z Dyrektywą UE, która z kolei wprowadza możliwość wystawiania uproszczonych faktur jeśli kwota na fakturze nie przekracza 100 euro lub też równowartości tej kwoty wyrażonej w walucie państwa członkowskiego (jako że nie tylko Polska jest zmuszona do wprowadzenia takich rozwiązań)- będą jednak istnieć pewne wyjątki, w których nie będzie można wystawić takiego rodzaju dokumentu nawet jeśli kwota transakcji nie będzie przekraczała kwoty 100 euro (bądź równowartości) i są one określone w wymienionej dyrektywie.
Wiele wskazuje na to, że zmiana w prawie dojdzie do skutku w zamierzonym terminie ponieważ pod obrady Sejmu został już przekazany projekt zmian w ustawie o VAT dotyczący dokumentowania małych wydatków firmowych- w projekcie jest mowa np. o dokumentowaniu jedynie paragonami określonych niskich wydatków.
Na dzień dzisiejszy jest możliwość nie umieszczania na fakturach wszystkich wymaganych danych jednakże odnosi się to głównie do dokumentów takich jak bilety (wg rozporządzenia Ministra Finansów z 28n marca 2011 roku).

Jednym z rodzajów dokumentów podatkowych jakie są stosowane w przedsiębiorstwach są faktury wewnętrzne. Co oznacza termin faktura wewnętrzna? Jest to taki dokument podatkowy, który jest sporządzany podczas szczególnych czynności takich jak import usług, nabywanie towarów wewnątrzwspólnotowe, zwroty dofinansowań, opodatkowane ale nieodpłatne nabywanie towarów bądź też świadczenie usług. Należy nadmienić, że stosowanie faktur wewnętrznych jest mocno ograniczone (do wymienionych sytuacji) i nie może być stosowane w razie wystąpienia sytuacji innych.
Czy faktura wewnętrzna może być faktura zbiorczą? Otóż bardzo często jest. Wg. ustawy o VAT istnieje możliwość sporządzenia jednej faktury zbiorczej za określony okres (np. raz na miesiąc, kwartał) jednakże dla zachowania większej przejrzystości najczęściej stosowany jest sposób jedna faktura wewnętrzna na jedną czynność podlegającą opodatkowaniu.
Przepisy nie regulują czy podatnik musi wystawić jedną zbiorczą fakturę, które udokumentowuje wszelkie określone czynności czy też powinien wewnętrzne faktury zbiorcze wystawiać za każdą grupę czynności (czyli przykładowo osobna faktura dla importu usług oraz osobna na prace nieodpłatne). W wypadkach niedostatecznej informacji jak postępować należy postępować jak najbardziej przejrzyście czyli w naszym wypadku dzielić wewnętrzne faktury zbiorowe na rodzaje czynności. Nie istnieją jednak przesłanki wskazujące, że jedna, łączna zbiorowa faktura wewnętrzna jest nielegalna- można zatem przyjąć że jest to również właściwy sposób prowadzenia ewidencji podatkowej

Jeśli w podczas działalności naszego przedsiębiorstwa będziemy chcieli wystawić fakturę, której zadaniem będzie udokumentowanie czynności, która jest zwolniona przedmiotowo z podatku to musimy taką fakturę dodatkowo wyposażyć w odpowiedni opis. Otóż należy wskazywać (jeśli ma to zastosowanie- reguluje to paragraf 5 ust. 7 rozporządzenia o fakturach) odpowiedni przepis Dyrektywy w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej na podstawie, którego obowiązujące jest zwolnienie od podatku (dla danej czynności). Zwykle jednak będzie wskazywany odpowiedni przepis w ustawie bądź też rozporządzenie wykonawcze (należy wskazać dokładnie przepis), który jest podstawą stosowaną do zwolnienia z podatku. Odpowiednim symbolem do umieszczenia może być również symbol PKWiU danej usługi bądź towaru, jeśli takowy symbol jest wskazany w rozporządzeniu lub ustawie (przy czym symbole te dotyczą głównie usług związanych z zarządzaniem nieruchomościami mieszkalnymi)- co do większości zwolnień nie zostały wskazane symbole PKWiU więc nie ma potrzeby ich stosowania.
Ponadto warto nadmienić, iż od grudnia 2008 roku przedsiębiorca nie ma obowiązku podawania na dotyczących tego fakturach symbolu Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług lub też podstawy prawnej, wg. której zastosowano obniżonoą stawkę podatku. To samo tyczy się również obowiązku dotyczącego podawania na fakturach podstawy prawnej, wg. której dana czynności podlega takiemu a nie innemu opodatkowaniu VAT.

Na czym polega faktura Vat- marża? Otóż w przypadku wystawienia takiego dokumentu księgowego podatek VAT zostaje odprowadzony tylko od kwoty marży (różnicy wynikającej pomiędzy ceną sprzedaży a ceną zakupu) przy czym nie ma w tym wypadku możliwości odliczenia VAT, który wynika z faktury. Jeśli chodzi o fakturę VAT- marża to dokument ten podlega innej procedurze rozliczania VATu. Kto natomiast wystawia taką fakturę? Faktura VAT marża jest wystawiana przez tych podatników, którzy jako podstawy opodatkowania używają marży. Jedynie niektóre jednostki gospodarcze mogą zostać opodatkowany w opisywany sposób- są to np. działalności związane z usługami turystycznymi, dostawami towarów używanych, kolekcji bądź antyków jak i również np. w komisach samochodowych- konkretne przypadki ustalone zostały w ustawie o podatku VAT.
Należy pamiętać, że oprócz standardowych danych jakie muszą znaleźć się na wystawianej przez nas fakturze, faktura VAT marża powinna również zawierać oznaczenie „FAKTURA VAT marża”. Uwaga, taka faktura nie zawiera również ceny netto za jednostkę danego towaru bądź usługi, wartości sprzedaży netto, stawki podatku oraz kwoty podatku- dzięki temu wystawiający taki dokument podatnik nie ujawnia swojej marży. Pamiętajmy również, że takiej faktury nie uwzględnia się w ewidencji zakupów VAT- jest ona stawia na równi z rachunkiem nie-VATowca lub umową sprzedaży. Jeśli dany podatnik ewidencjonuje koszty związane z prowadzoną przez niego działalnością to cała kwota znajdująca się na dokumencie faktura VAT marża jest dla niego kosztem prowadzenia działalności.

W marcu tego roku została wprowadzona zmiana regulacji, które dotyczyły składania własnoręcznych podpisów na dokumentach księgowych takich jak faktur itp. Obecnie nie jest wymagane złożenie podpisów przez żadną ze stron transakcji na fakturze, zwłaszcza jeśli taki dokument księgowy został przesłany drogą elektroniczną. Nie są wymagane również stosowane dotychczas oznaczenia kopii i oryginału (jako że dokumenty sporządzane w sposób elektroniczny nie posiadają rozróżnienia na kopię i oryginał gdyż każdy z egzemplarzy jest równoważny). Tak samo sytuacja ma się z pieczątką- nie jest ona już wymagana. Oczywiście nadal dokument musi zawierać odpowiednie dane dotyczące przedmiotu transakcji oraz nabywcy i sprzedającego (również ilość tych danych może ulec zmniejszeniu jako że w sejmie przygotowywana jest nowelizacja zakładająca możliwość wystawiania uproszczonych faktur dla transakcji nie przekraczających 100 euro).
Mimo dotychczasowej nielegalności wysyłania faktur przez e-mail wiele firm postępowało w taki sposób. Faktura w formie papierowej była skanowana (po złożeniu podpisu) a następnie wysyłana drogą e-mail. Na części tych dokumentów nie było widać śladów skanowania i ponownego druku dlatego skali tego zjawiska nie znamy. W tej chwili aby wysłać fakturę legalnie wystarczy poprosić naszego kontrahenta o zgodę (również za pomocą drogi e-mail) i zachować odpowiednie środki dotyczące przechowywania faktur elektronicznych. W pewnym sensie można rzecz że prawo przystosowało się do rzeczywistości.

Przedsiębiorcom prowadzącym małe działalności gospodarcze często zdarza się wykonywać pracę w siedzibie klienta- powstaje wtedy problem z wystawieniem faktury- przedsiębiorca taki lub jego pracownik musi fakturę wystawić ręcznie bądź dokument taki zostaje dosłany później (i to jest najczęstsze wyjście z sytuacji). Jednakże jak wiadomo dosyłanie dokumentacji na później już z zasady może rodzić kolejne problemy- trzeba pamiętać aby dosłać fakturę i jakie informacje ma ona zawierać, często trzeba to dodatkowo uzgadniać z klientem co zabiera czas i kolejne pieniądze. Nawet w przypadku założenia optymalnej drogi faktury od wystawienia do klienta to i tak trzeba będzie oczekiwać za spłatę- podczas gdy w momencie wystawienia dokumentu pracownik mógłby otrzymać zapłatę od razu (tak działają różne firmy np. te które specjalizują się serwisie sprzętu biurowego). Przy ręcznie wystawianej fakturze częste jest wpisywanie błędnych wartości, zwłaszcza gdy faktura jest bardziej skomplikowana- później trzeba dosłać faktur korygujące lub rozwiązywać sytuację inaczej- w każdym razie traci się czas i pieniądze.
Nowoczesną możliwością, która pojawiła się stosunkowo niedawno jest wystawianie faktur online. Po założeniu konta w odpowiednim serwisie wystawić fakturę możemy w każdym miejscu na ziemi gdzie znajdzie się komputer z internetem i drukarka (zatem u znakomitej większości naszych ewentualnych kontrahentów). Faktura taka zostaje automatycznie odłożona w systemie (mamy do niej dostęp później), automatycznie zostaje również wypełniona- jedyne co musimy zrobić to wybrać produkt/usługę oraz klienta (wybrać a nie wpisać jeśli wprowadziliśmy dany produkt i danego klienta wcześniej np. przy poprzedniej usłudze) i faktura jest gotowa do druku.