Faktura VAT

Archive for the ‘VAT’ Category

Wskutek długotrwałego procesu dostosowywania prawa polskiego do standardów Unii Europejskiej niektóre zmiany w regulacjach naszego prawa są dokonywane po ustaleniu wspólnych regulacji w Dyrektywach Unii Europejskiej. W chwili obecnej również jesteśmy świadkami takiej sytuacji- w Sejmie planowane są zmiany w ustawie o VAT, ustawy o transporcie drogowym oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Tym razem chodzi o rozporządzenie Rady Unii Europejskiej z dnia 15 marca 2011 roku, które dotyczy ustanowienia środków wykonawczych do dyrektywy UE 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (VAT). Czego dokładnie dotyczą te zmiany? Otóż po wejściu w życie ustawy zmienią się określenia wykonywania danych importowania towarów- chodzi o sprecyzowanie miejsce wykonania świadczenia. Nie jest to jednak jedyna zmiana, która szykuje się w polskim prawie podatkowym- konkretnie sprecyzowane zostaną również elementy katalogu odpadów przetwarzalnych, co do których stosowany jest tzw. podatkowy mechanizm obciążenia odwróconego co oznacza, że podatek od nich obciążany jest nabywca. Zmiana ma dotyczyć zwiększenia zakresu towarów uznawanych za takie odpady- chodzi tu m. in. o odpady szklane i zużyte akumulatory. Zmiana zostanie wykonana poprzez wprowadzenie załącznika nr 11, który będzie zawierał wykaz takich towarów, które mogą zostać uznane za odpady przetwarzalne a zarazem można co do nich zastosować odrócony system opodatkowania.

Szykują się duże zmiany w ustawie o VAT związane z przepisami dotyczącymi uproszczonych faktur VAT- zgodnie z Dyrektywą VAT, w której umieszczone zostały zapisy dotyczące wystawiania faktur uproszczonych w wypadkach gdy kwota na fakturze nie jest większe niż 100 euro. Według dostępnych informacji procedura wprowadzania nowych przepisów już się rozpoczęła- celem jest wejście w życie odpowiednich regulacji prawnych od 2013 roku. Nowelizacje tego prawa jest nałożona w związku z Dyrektywą UE, która z kolei wprowadza możliwość wystawiania uproszczonych faktur jeśli kwota na fakturze nie przekracza 100 euro lub też równowartości tej kwoty wyrażonej w walucie państwa członkowskiego (jako że nie tylko Polska jest zmuszona do wprowadzenia takich rozwiązań)- będą jednak istnieć pewne wyjątki, w których nie będzie można wystawić takiego rodzaju dokumentu nawet jeśli kwota transakcji nie będzie przekraczała kwoty 100 euro (bądź równowartości) i są one określone w wymienionej dyrektywie.
Wiele wskazuje na to, że zmiana w prawie dojdzie do skutku w zamierzonym terminie ponieważ pod obrady Sejmu został już przekazany projekt zmian w ustawie o VAT dotyczący dokumentowania małych wydatków firmowych- w projekcie jest mowa np. o dokumentowaniu jedynie paragonami określonych niskich wydatków.
Na dzień dzisiejszy jest możliwość nie umieszczania na fakturach wszystkich wymaganych danych jednakże odnosi się to głównie do dokumentów takich jak bilety (wg rozporządzenia Ministra Finansów z 28n marca 2011 roku).

Jednym z rodzajów dokumentów podatkowych jakie są stosowane w przedsiębiorstwach są faktury wewnętrzne. Co oznacza termin faktura wewnętrzna? Jest to taki dokument podatkowy, który jest sporządzany podczas szczególnych czynności takich jak import usług, nabywanie towarów wewnątrzwspólnotowe, zwroty dofinansowań, opodatkowane ale nieodpłatne nabywanie towarów bądź też świadczenie usług. Należy nadmienić, że stosowanie faktur wewnętrznych jest mocno ograniczone (do wymienionych sytuacji) i nie może być stosowane w razie wystąpienia sytuacji innych.
Czy faktura wewnętrzna może być faktura zbiorczą? Otóż bardzo często jest. Wg. ustawy o VAT istnieje możliwość sporządzenia jednej faktury zbiorczej za określony okres (np. raz na miesiąc, kwartał) jednakże dla zachowania większej przejrzystości najczęściej stosowany jest sposób jedna faktura wewnętrzna na jedną czynność podlegającą opodatkowaniu.
Przepisy nie regulują czy podatnik musi wystawić jedną zbiorczą fakturę, które udokumentowuje wszelkie określone czynności czy też powinien wewnętrzne faktury zbiorcze wystawiać za każdą grupę czynności (czyli przykładowo osobna faktura dla importu usług oraz osobna na prace nieodpłatne). W wypadkach niedostatecznej informacji jak postępować należy postępować jak najbardziej przejrzyście czyli w naszym wypadku dzielić wewnętrzne faktury zbiorowe na rodzaje czynności. Nie istnieją jednak przesłanki wskazujące, że jedna, łączna zbiorowa faktura wewnętrzna jest nielegalna- można zatem przyjąć że jest to również właściwy sposób prowadzenia ewidencji podatkowej

Jeśli w podczas działalności naszego przedsiębiorstwa będziemy chcieli wystawić fakturę, której zadaniem będzie udokumentowanie czynności, która jest zwolniona przedmiotowo z podatku to musimy taką fakturę dodatkowo wyposażyć w odpowiedni opis. Otóż należy wskazywać (jeśli ma to zastosowanie- reguluje to paragraf 5 ust. 7 rozporządzenia o fakturach) odpowiedni przepis Dyrektywy w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej na podstawie, którego obowiązujące jest zwolnienie od podatku (dla danej czynności). Zwykle jednak będzie wskazywany odpowiedni przepis w ustawie bądź też rozporządzenie wykonawcze (należy wskazać dokładnie przepis), który jest podstawą stosowaną do zwolnienia z podatku. Odpowiednim symbolem do umieszczenia może być również symbol PKWiU danej usługi bądź towaru, jeśli takowy symbol jest wskazany w rozporządzeniu lub ustawie (przy czym symbole te dotyczą głównie usług związanych z zarządzaniem nieruchomościami mieszkalnymi)- co do większości zwolnień nie zostały wskazane symbole PKWiU więc nie ma potrzeby ich stosowania.
Ponadto warto nadmienić, iż od grudnia 2008 roku przedsiębiorca nie ma obowiązku podawania na dotyczących tego fakturach symbolu Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług lub też podstawy prawnej, wg. której zastosowano obniżonoą stawkę podatku. To samo tyczy się również obowiązku dotyczącego podawania na fakturach podstawy prawnej, wg. której dana czynności podlega takiemu a nie innemu opodatkowaniu VAT.

Wystawiając w naszej działalności gospodarczej faktury musimy pamiętać aby zadbać o ich rzetelność i kompletność ponieważ fakt wprowadzenia faktury do obrotu sprawia iż nielegalne jest jakiekolwiek jej cofnięcie czy anulowanie gdyż, zgodnie z prawem, jest ona dokumentem stwierdzającym zaistnienie czynności gospodarczej. Nie ma również podstaw prawnych aby korygować zadeklarowany przychód należny, który wynika z faktury. Z sytuacją taką możemy mieć doczynienia np. gdy nasza faktura VAT nie zostanie z jakiegoś powodu zaakceptowana przez odbiorcę i nie zostanie uwzględniona w jego księgowości- problematyczne jest również to, że z momentem wystawienia faktury powstało u nas zobowiązanie podatkowe, które zostało uwzględnione w naszej księgowości pomimo brak akceptacji faktury przez klienta. Niestety nawet w wypadku braku uiszczenia płatności przez danego kontrahenta nie można dokonywać poprawek w ewidencji za poprzedni rok ani korygować deklaracji podatkowych z takiego powodu. Jeśli sprawa dotyczyłaby np. wadliwie wykonanej usługi to decyzja mogłaby być inna ale jeśli przedmiotem sporu pomiędzy danym przedsiębiorcą a jego klientem jest jedynie kwota faktury to zostaje ona uznana za ważną a swoich racji przedsiębiorca winien dociekać przed sądem. Faktura mogłaby zostać skorygowana gdyby nie minął odpowiedni czas przeznaczony na korektę tego dokumentu. Faktura została zaksięgowana i zewidencjonowana a obie strony rozliczyły się za ten rok z fiskusem.

Według obecnie obowiązujących przepisów każdy przedsiębiorca może wystawić fakturę w obcym języku- wg. prawa sprzed roku 2004 wystawienie faktury jedynie w obcym języku podlegało karze grzywny. Dzięki zmianie mamy możliwość wystawiania obcojęzycznym kontrahentom dokumentów podatkowych w ich własnym języku jednakże należy pamiętać, że inne dokumenty takie jak dokumenty sprzedaży dla konsumentów oraz jeśli dla danego dokumentu zastosowanie mają przepisy prawa pracy to należy taki dokument sporządzić w języku polskim. Warto nadmienić, że w razie ewentualnej kontroli podatnik, na podstawie obowiązujących obecnie przepisów prawa ma obowiązek udostępniać tłumaczenia wybranych dokumentów wystawionych w językach obcych (dotyczy to wszystkich rodzajów dokumentów, a zatem również i faktur, które są kontrolowane).
Jeśli chodzi o zastosowanie obcej waluty podczas wystawiania faktur to przypadek taki nie jest regulowany przez przepisy prawa jednakże, jak wynika z rozporządzenia o fakturach, kwoty podatku należy wykazywać w złotych bez względu na faktyczną walutę użytą podczas sporządzania faktury- zatem faktura może zostać wystawiona w obcej walucie jeśli kwota podatku zostanie wykazana w złotych.
Na podstawie interpretacji urzędników można przyjąć, iż taki sposób określania walut na dokumentach podatkowych takich jak faktury VAT jest właściwy.
W jaki sposób przeliczać kwoty wykazane w obcych walutach precyzuje ustawa o VAT w artykule 31a.

Na czym polega faktura Vat- marża? Otóż w przypadku wystawienia takiego dokumentu księgowego podatek VAT zostaje odprowadzony tylko od kwoty marży (różnicy wynikającej pomiędzy ceną sprzedaży a ceną zakupu) przy czym nie ma w tym wypadku możliwości odliczenia VAT, który wynika z faktury. Jeśli chodzi o fakturę VAT- marża to dokument ten podlega innej procedurze rozliczania VATu. Kto natomiast wystawia taką fakturę? Faktura VAT marża jest wystawiana przez tych podatników, którzy jako podstawy opodatkowania używają marży. Jedynie niektóre jednostki gospodarcze mogą zostać opodatkowany w opisywany sposób- są to np. działalności związane z usługami turystycznymi, dostawami towarów używanych, kolekcji bądź antyków jak i również np. w komisach samochodowych- konkretne przypadki ustalone zostały w ustawie o podatku VAT.
Należy pamiętać, że oprócz standardowych danych jakie muszą znaleźć się na wystawianej przez nas fakturze, faktura VAT marża powinna również zawierać oznaczenie „FAKTURA VAT marża”. Uwaga, taka faktura nie zawiera również ceny netto za jednostkę danego towaru bądź usługi, wartości sprzedaży netto, stawki podatku oraz kwoty podatku- dzięki temu wystawiający taki dokument podatnik nie ujawnia swojej marży. Pamiętajmy również, że takiej faktury nie uwzględnia się w ewidencji zakupów VAT- jest ona stawia na równi z rachunkiem nie-VATowca lub umową sprzedaży. Jeśli dany podatnik ewidencjonuje koszty związane z prowadzoną przez niego działalnością to cała kwota znajdująca się na dokumencie faktura VAT marża jest dla niego kosztem prowadzenia działalności.

Przedsiębiorcom prowadzącym małe działalności gospodarcze często zdarza się wykonywać pracę w siedzibie klienta- powstaje wtedy problem z wystawieniem faktury- przedsiębiorca taki lub jego pracownik musi fakturę wystawić ręcznie bądź dokument taki zostaje dosłany później (i to jest najczęstsze wyjście z sytuacji). Jednakże jak wiadomo dosyłanie dokumentacji na później już z zasady może rodzić kolejne problemy- trzeba pamiętać aby dosłać fakturę i jakie informacje ma ona zawierać, często trzeba to dodatkowo uzgadniać z klientem co zabiera czas i kolejne pieniądze. Nawet w przypadku założenia optymalnej drogi faktury od wystawienia do klienta to i tak trzeba będzie oczekiwać za spłatę- podczas gdy w momencie wystawienia dokumentu pracownik mógłby otrzymać zapłatę od razu (tak działają różne firmy np. te które specjalizują się serwisie sprzętu biurowego). Przy ręcznie wystawianej fakturze częste jest wpisywanie błędnych wartości, zwłaszcza gdy faktura jest bardziej skomplikowana- później trzeba dosłać faktur korygujące lub rozwiązywać sytuację inaczej- w każdym razie traci się czas i pieniądze.
Nowoczesną możliwością, która pojawiła się stosunkowo niedawno jest wystawianie faktur online. Po założeniu konta w odpowiednim serwisie wystawić fakturę możemy w każdym miejscu na ziemi gdzie znajdzie się komputer z internetem i drukarka (zatem u znakomitej większości naszych ewentualnych kontrahentów). Faktura taka zostaje automatycznie odłożona w systemie (mamy do niej dostęp później), automatycznie zostaje również wypełniona- jedyne co musimy zrobić to wybrać produkt/usługę oraz klienta (wybrać a nie wpisać jeśli wprowadziliśmy dany produkt i danego klienta wcześniej np. przy poprzedniej usłudze) i faktura jest gotowa do druku.