Faktura VAT

Posts Tagged ‘działalność gospodarcza’

Wskutek długotrwałego procesu dostosowywania prawa polskiego do standardów Unii Europejskiej niektóre zmiany w regulacjach naszego prawa są dokonywane po ustaleniu wspólnych regulacji w Dyrektywach Unii Europejskiej. W chwili obecnej również jesteśmy świadkami takiej sytuacji- w Sejmie planowane są zmiany w ustawie o VAT, ustawy o transporcie drogowym oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Tym razem chodzi o rozporządzenie Rady Unii Europejskiej z dnia 15 marca 2011 roku, które dotyczy ustanowienia środków wykonawczych do dyrektywy UE 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (VAT). Czego dokładnie dotyczą te zmiany? Otóż po wejściu w życie ustawy zmienią się określenia wykonywania danych importowania towarów- chodzi o sprecyzowanie miejsce wykonania świadczenia. Nie jest to jednak jedyna zmiana, która szykuje się w polskim prawie podatkowym- konkretnie sprecyzowane zostaną również elementy katalogu odpadów przetwarzalnych, co do których stosowany jest tzw. podatkowy mechanizm obciążenia odwróconego co oznacza, że podatek od nich obciążany jest nabywca. Zmiana ma dotyczyć zwiększenia zakresu towarów uznawanych za takie odpady- chodzi tu m. in. o odpady szklane i zużyte akumulatory. Zmiana zostanie wykonana poprzez wprowadzenie załącznika nr 11, który będzie zawierał wykaz takich towarów, które mogą zostać uznane za odpady przetwarzalne a zarazem można co do nich zastosować odrócony system opodatkowania.

Jednym z rodzajów dokumentów podatkowych jakie są stosowane w przedsiębiorstwach są faktury wewnętrzne. Co oznacza termin faktura wewnętrzna? Jest to taki dokument podatkowy, który jest sporządzany podczas szczególnych czynności takich jak import usług, nabywanie towarów wewnątrzwspólnotowe, zwroty dofinansowań, opodatkowane ale nieodpłatne nabywanie towarów bądź też świadczenie usług. Należy nadmienić, że stosowanie faktur wewnętrznych jest mocno ograniczone (do wymienionych sytuacji) i nie może być stosowane w razie wystąpienia sytuacji innych.
Czy faktura wewnętrzna może być faktura zbiorczą? Otóż bardzo często jest. Wg. ustawy o VAT istnieje możliwość sporządzenia jednej faktury zbiorczej za określony okres (np. raz na miesiąc, kwartał) jednakże dla zachowania większej przejrzystości najczęściej stosowany jest sposób jedna faktura wewnętrzna na jedną czynność podlegającą opodatkowaniu.
Przepisy nie regulują czy podatnik musi wystawić jedną zbiorczą fakturę, które udokumentowuje wszelkie określone czynności czy też powinien wewnętrzne faktury zbiorcze wystawiać za każdą grupę czynności (czyli przykładowo osobna faktura dla importu usług oraz osobna na prace nieodpłatne). W wypadkach niedostatecznej informacji jak postępować należy postępować jak najbardziej przejrzyście czyli w naszym wypadku dzielić wewnętrzne faktury zbiorowe na rodzaje czynności. Nie istnieją jednak przesłanki wskazujące, że jedna, łączna zbiorowa faktura wewnętrzna jest nielegalna- można zatem przyjąć że jest to również właściwy sposób prowadzenia ewidencji podatkowej

Jeśli w podczas działalności naszego przedsiębiorstwa będziemy chcieli wystawić fakturę, której zadaniem będzie udokumentowanie czynności, która jest zwolniona przedmiotowo z podatku to musimy taką fakturę dodatkowo wyposażyć w odpowiedni opis. Otóż należy wskazywać (jeśli ma to zastosowanie- reguluje to paragraf 5 ust. 7 rozporządzenia o fakturach) odpowiedni przepis Dyrektywy w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej na podstawie, którego obowiązujące jest zwolnienie od podatku (dla danej czynności). Zwykle jednak będzie wskazywany odpowiedni przepis w ustawie bądź też rozporządzenie wykonawcze (należy wskazać dokładnie przepis), który jest podstawą stosowaną do zwolnienia z podatku. Odpowiednim symbolem do umieszczenia może być również symbol PKWiU danej usługi bądź towaru, jeśli takowy symbol jest wskazany w rozporządzeniu lub ustawie (przy czym symbole te dotyczą głównie usług związanych z zarządzaniem nieruchomościami mieszkalnymi)- co do większości zwolnień nie zostały wskazane symbole PKWiU więc nie ma potrzeby ich stosowania.
Ponadto warto nadmienić, iż od grudnia 2008 roku przedsiębiorca nie ma obowiązku podawania na dotyczących tego fakturach symbolu Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług lub też podstawy prawnej, wg. której zastosowano obniżonoą stawkę podatku. To samo tyczy się również obowiązku dotyczącego podawania na fakturach podstawy prawnej, wg. której dana czynności podlega takiemu a nie innemu opodatkowaniu VAT.

W zależności od specyfiki naszego przedsiębiorstwa może zajść taka sytuacja gdy będziemy potrzebowali zatrudnić pracownika, który będzie odpowiedzialny za wystawienia oraz przyjmowanie faktur (np. osoba będąca w kontakcie z magazynem lub podobne stanowisko). Nie ma potrzeby zatrudniania księgowej na takie miejsce- zresztą jest to nieopłacalne i nielogiczne. Dokumenty takie, po odpowiednim przyuczeniu, może wystawiać nawet osoba nie znająca się na zagadnienia rachunkowości chociaż pewne umiejętności obliczeniowe i spostrzegawczość są wskazane. Wynika to z tego, że jeśli odpowiednio wyposażymy stanowisko fakturzysty (np. komputer z odpowiednim oprogramowaniem współpracującym z systemem firmowym) to generowanie potrzebnej dokumentacji będzie odbywało w systemie półautomatycznym- jedyne co pracownik będzie musiał zrobić to wprowadzić odpowiednie materiały bądź produkty wychodzące z magazynu i zatwierdzić operacje.
Powiedzieliśmy, że pracownik taki nie musi mieć specjalnych umiejętności czy wykształcenia i jest to prawda- jednak jeśli chcemy wykorzystać pełnię możliwości płynących z powstania takiego stanowiska to możemy pomyśleć o kimś kto zna języki (jeśli nasza firma eksportuje bądź planuje eksport). Innymi zaletami będzie ewentualne doświadczenie z księgowością tak aby możliwa była współpraca z księgową i np. wykonywanie za nią prostych czynności tak aby zmniejszyć ilość godzin, które musi wypracować osoba księgując- w ten sposób nasze przedsiębiorstwo oszczędza.

Od tego jaki wybierzemy sposób fakturowania w naszym przedsiębiorstwie i jak go wdrożymy będzie zależała jakość i szybkość naszego działu fakturowania. Zwłaszcza przy obsłudze dużej ilości dokumentów potrzebny jest osobny pracownik, którego zadaniami będzie wystawianie faktur, przyjmowanie faktur oraz korekty, wystawianie pro-forma i podobne. To, w jaki sposób ten proces będzie przebiegał zależy w dużym stopniu od tego na jaki system fakturowania się zdecydujemy (przy czym nie chodzi tu tylko o rodzaj oprogramowania komputerowego, na które się zdecydujemy- to tylko jeden z elementów takiego systemu).
Przy wdrożaniu wybranego systemu musimy pamiętać, że nie będzie miała miejsca sytuacji, w której jedynym kosztem, który poniesiemy będzie zakup samej aplikacji księgowej (fakturującej)- koszty pojawią się również przy przystosowaniu stanowiska oraz szkoleniu danego pracownika, przy czym należy zwrócić uwagę na to, że wydajność pracownika tuż po wdrożeniu systemu nie będzie wynosić 100 % zatem może to generować kolejne koszty np. opóźnienia w obrocie fakturami bądź też konieczność opłacenia dodatkowych nadgodzin pracownika zajmującego się fakturami lub też innego, który będzie musiał mu pomóc. Dlatego ważnym elementem, o którym powinniśmy pamiętać podczas wyboru pracownika na stanowisko fakturzysty, jest doświadczenie. Pracownik z doświadczeniem kosztuje więcej ale jego wprawa może nam zrównoważyć koszty zatrudnienia. Oczywiście nie ma tu złotej metody- w końcu każdy przyuczony odpowiednio świeży pracownik również pojmie zasady fakturowania prędzej czy później a nie będzie on wymagał (przynajmniej na początku) pensji takiej jak ludzie z doświadczeniem.

Chciałbyś zastosować w swojej firmie system obsługi faktur online ale nie wiesz w jaki sposób to działa? To bardzo proste- najpierw musisz zdecydować się na jeden z wielu serwisów, które oferują taką funkcjonalność. Kiedy już wybierzesz serwis, który posiada opcje potrzebne do wystawiania dokumentów w Twoim przedsiębiorstwie oraz odpowiadający Ci ceną musisz założyć w nim konto oraz uiścić odpowiednią opłatę abonamentową. Po zaksięgowaniu wpłaty (jeśli zrobisz to poprzez elektroniczny system przelewów to prawdopodobnie Twoja wpłata zostanie automatycznie zaliczona przez system i uzyskasz dostęp do serwisu, w przeciwnym razie być może będziesz musiał odczekać np. 1 dzień). Gdy już mamy dostęp do systemu możemy zabrać się za wprowadzanie danych- zwykle jednorazowo gdyż większość systemów zapamiętuje nasze dane, dane naszych kontrahentów oraz opisy i ceny naszych produktów, wystarczy je jedynie wybierać myszkę podczas sporządzania np. faktury. Co ciekawe, dzięki temu że nasz system nie znajduje się fizycznie na dysku naszego komputera mamy możliwość dostępu do naszej księgowości w każdym miejscu na świecie gdzie znajdziemy internet oraz komputer zdolny uruchomić przeglądarkę. Daje to możliwość wystawiania, korekty oraz sporządzania faktur pro-forma i innych dokumentów na miejscu u klienta jeśli zajdzie taka potrzeba (np. zmiana zamówienia). Co lepsze, po dokonaniu zmiany bądź wygenerowaniu dokumentu w innym miejscu, możemy uzyskać do niego dostęp po powrocie do naszej firmy, na naszym komputerze! Oczywiście taki dokument powinien automatycznie przez system zostać zewidencjonowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Według obecnie obowiązujących przepisów każdy przedsiębiorca może wystawić fakturę w obcym języku- wg. prawa sprzed roku 2004 wystawienie faktury jedynie w obcym języku podlegało karze grzywny. Dzięki zmianie mamy możliwość wystawiania obcojęzycznym kontrahentom dokumentów podatkowych w ich własnym języku jednakże należy pamiętać, że inne dokumenty takie jak dokumenty sprzedaży dla konsumentów oraz jeśli dla danego dokumentu zastosowanie mają przepisy prawa pracy to należy taki dokument sporządzić w języku polskim. Warto nadmienić, że w razie ewentualnej kontroli podatnik, na podstawie obowiązujących obecnie przepisów prawa ma obowiązek udostępniać tłumaczenia wybranych dokumentów wystawionych w językach obcych (dotyczy to wszystkich rodzajów dokumentów, a zatem również i faktur, które są kontrolowane).
Jeśli chodzi o zastosowanie obcej waluty podczas wystawiania faktur to przypadek taki nie jest regulowany przez przepisy prawa jednakże, jak wynika z rozporządzenia o fakturach, kwoty podatku należy wykazywać w złotych bez względu na faktyczną walutę użytą podczas sporządzania faktury- zatem faktura może zostać wystawiona w obcej walucie jeśli kwota podatku zostanie wykazana w złotych.
Na podstawie interpretacji urzędników można przyjąć, iż taki sposób określania walut na dokumentach podatkowych takich jak faktury VAT jest właściwy.
W jaki sposób przeliczać kwoty wykazane w obcych walutach precyzuje ustawa o VAT w artykule 31a.

W marcu tego roku została wprowadzona zmiana regulacji, które dotyczyły składania własnoręcznych podpisów na dokumentach księgowych takich jak faktur itp. Obecnie nie jest wymagane złożenie podpisów przez żadną ze stron transakcji na fakturze, zwłaszcza jeśli taki dokument księgowy został przesłany drogą elektroniczną. Nie są wymagane również stosowane dotychczas oznaczenia kopii i oryginału (jako że dokumenty sporządzane w sposób elektroniczny nie posiadają rozróżnienia na kopię i oryginał gdyż każdy z egzemplarzy jest równoważny). Tak samo sytuacja ma się z pieczątką- nie jest ona już wymagana. Oczywiście nadal dokument musi zawierać odpowiednie dane dotyczące przedmiotu transakcji oraz nabywcy i sprzedającego (również ilość tych danych może ulec zmniejszeniu jako że w sejmie przygotowywana jest nowelizacja zakładająca możliwość wystawiania uproszczonych faktur dla transakcji nie przekraczających 100 euro).
Mimo dotychczasowej nielegalności wysyłania faktur przez e-mail wiele firm postępowało w taki sposób. Faktura w formie papierowej była skanowana (po złożeniu podpisu) a następnie wysyłana drogą e-mail. Na części tych dokumentów nie było widać śladów skanowania i ponownego druku dlatego skali tego zjawiska nie znamy. W tej chwili aby wysłać fakturę legalnie wystarczy poprosić naszego kontrahenta o zgodę (również za pomocą drogi e-mail) i zachować odpowiednie środki dotyczące przechowywania faktur elektronicznych. W pewnym sensie można rzecz że prawo przystosowało się do rzeczywistości.

Przedsiębiorcom prowadzącym małe działalności gospodarcze często zdarza się wykonywać pracę w siedzibie klienta- powstaje wtedy problem z wystawieniem faktury- przedsiębiorca taki lub jego pracownik musi fakturę wystawić ręcznie bądź dokument taki zostaje dosłany później (i to jest najczęstsze wyjście z sytuacji). Jednakże jak wiadomo dosyłanie dokumentacji na później już z zasady może rodzić kolejne problemy- trzeba pamiętać aby dosłać fakturę i jakie informacje ma ona zawierać, często trzeba to dodatkowo uzgadniać z klientem co zabiera czas i kolejne pieniądze. Nawet w przypadku założenia optymalnej drogi faktury od wystawienia do klienta to i tak trzeba będzie oczekiwać za spłatę- podczas gdy w momencie wystawienia dokumentu pracownik mógłby otrzymać zapłatę od razu (tak działają różne firmy np. te które specjalizują się serwisie sprzętu biurowego). Przy ręcznie wystawianej fakturze częste jest wpisywanie błędnych wartości, zwłaszcza gdy faktura jest bardziej skomplikowana- później trzeba dosłać faktur korygujące lub rozwiązywać sytuację inaczej- w każdym razie traci się czas i pieniądze.
Nowoczesną możliwością, która pojawiła się stosunkowo niedawno jest wystawianie faktur online. Po założeniu konta w odpowiednim serwisie wystawić fakturę możemy w każdym miejscu na ziemi gdzie znajdzie się komputer z internetem i drukarka (zatem u znakomitej większości naszych ewentualnych kontrahentów). Faktura taka zostaje automatycznie odłożona w systemie (mamy do niej dostęp później), automatycznie zostaje również wypełniona- jedyne co musimy zrobić to wybrać produkt/usługę oraz klienta (wybrać a nie wpisać jeśli wprowadziliśmy dany produkt i danego klienta wcześniej np. przy poprzedniej usłudze) i faktura jest gotowa do druku.