Faktura VAT

Posts Tagged ‘faktura online’

Nie jest tajemnicą, że szybkie i tzw. „bezbolesne” (czyli bez przestojów, problemów takich jak przedawnienia czy zakwestionowane podatki) prowadzenie rachunkowości w firmie jest niezbędne. Można to osiągnąć zatrudniają cały sztab wyspecjalizowanych księgowych, które będą zajmowały się wszelkimi dokumentami, które zjawią się w firmie. Kogo jednak stać na takie rozwiązanie? Nie oszukujmy się- nawet jeśli koszt zatrudniania całego działu księgowości nie byłby zbyt dużym wydatkiem w naszym przedsiębiorstwie to i tak nie ma przecież czegoś takiego jak zbędne pieniądze. Zaoszczędzone w ten sposób środki można przeznaczyć na rozwój przedsiębiorstwa . Mowa tu jednak była głównie o dużych firmach, problem jednak pojawia się również w małych i mikroprzedsiębiorstwach- parę osób zatrudnionych w takiej firmie (lub nawet sam jeden przedsiębiorca) nie będzie się zajmowało przez cały dzień pracy księgowością- muszą pracować aby wykonać zlecenia na czas. Pewnym rozwiązaniem jest tutaj wynajęcie firmy zewnętrznej czyli wyspecjalizowanego biura rachunkowego, które zajmie się dokumentacją naszej firmy. Pamiętajmy jednak, że każdy outsourcing kosztuje i nie nie znajduje to zastosowania zwłaszcza jeśli przez naszą firmę przepływa wiele dokumentów na małe kwoty- biuro zwykle liczy sumę kosztów swoich usług od każdego dokumentu. Co zrobić? Zastosować księgowość online! Zwłaszcza ma to sens w przypadku fakturowania- fakturę online można wystawić w każdym miejscu, w którym mamy internet i drukarkę- zatem u większości klientów. Jest ona automatycznie ewidencjonowana i uzupełniania automatycznie- jedyne co musimy zrobić to kliknąć odpowiednie opcje. Jest to opłacalny interes szczególnie dla mały firm.

Od tego jaki wybierzemy sposób fakturowania w naszym przedsiębiorstwie i jak go wdrożymy będzie zależała jakość i szybkość naszego działu fakturowania. Zwłaszcza przy obsłudze dużej ilości dokumentów potrzebny jest osobny pracownik, którego zadaniami będzie wystawianie faktur, przyjmowanie faktur oraz korekty, wystawianie pro-forma i podobne. To, w jaki sposób ten proces będzie przebiegał zależy w dużym stopniu od tego na jaki system fakturowania się zdecydujemy (przy czym nie chodzi tu tylko o rodzaj oprogramowania komputerowego, na które się zdecydujemy- to tylko jeden z elementów takiego systemu).
Przy wdrożaniu wybranego systemu musimy pamiętać, że nie będzie miała miejsca sytuacji, w której jedynym kosztem, który poniesiemy będzie zakup samej aplikacji księgowej (fakturującej)- koszty pojawią się również przy przystosowaniu stanowiska oraz szkoleniu danego pracownika, przy czym należy zwrócić uwagę na to, że wydajność pracownika tuż po wdrożeniu systemu nie będzie wynosić 100 % zatem może to generować kolejne koszty np. opóźnienia w obrocie fakturami bądź też konieczność opłacenia dodatkowych nadgodzin pracownika zajmującego się fakturami lub też innego, który będzie musiał mu pomóc. Dlatego ważnym elementem, o którym powinniśmy pamiętać podczas wyboru pracownika na stanowisko fakturzysty, jest doświadczenie. Pracownik z doświadczeniem kosztuje więcej ale jego wprawa może nam zrównoważyć koszty zatrudnienia. Oczywiście nie ma tu złotej metody- w końcu każdy przyuczony odpowiednio świeży pracownik również pojmie zasady fakturowania prędzej czy później a nie będzie on wymagał (przynajmniej na początku) pensji takiej jak ludzie z doświadczeniem.

Jeśli naszą dokumentacje związaną z fakturami prowadzimy jedynie w formie elektronicznej może zajść taka sytuacja gdy będzie potrzebna korekta faktury wystawionej przez nasz system z różnych powodów. Nie ma problemu jeśli możemy z poziomu naszego systemu fakturowania wystawić fakturę korygującą- najpierw generujemy taki dokument księgowy a następnie wysyłamy go do dane kontrahenta po czym archiwizujemy dokument tak jak poprzednią fakturę, której dotyczy sporządzony dokument korygujący (pamiętajmy, że faktury elektroniczne muszą być przechowywane w sposób zgodny z wytycznymi Ministerstwa Finansów tj. muszą być przechowywane w formie niezmienionej i umożliwiającej uwierzytelnienie i identyfikację danego dokumentu oraz w sposób umożliwiający segregację dokumentów z podziałem na określone okresy). Problem jednak pojawia się gdy nie mamy możliwości wystawienia faktury korygującej z powodów technicznych np. nasz system fakturowania nie przewiduje możliwości wygenerowania takiego dokumentu. W takim wypadku na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów należy wystawić fakturę korygującą papierową i zamieścić na niej adnotację, że dotyczy ona faktury elektronicznej. Uwaga, takie postępowanie jest możliwe jednakże nie powinno ono mieć charakteru stałego tzn. firma powinna zadbać o możliwość wystawiania wszystkich potrzebnych jej dokumentów w taki sam sposób (w tym wypadku chodzi o rozszerzenie możliwości wybranego programu do faktur bądź też całkowitą zmianę tego oprogramowania na takie, które posiada potrzebne funkcje).

Chciałbyś zastosować w swojej firmie system obsługi faktur online ale nie wiesz w jaki sposób to działa? To bardzo proste- najpierw musisz zdecydować się na jeden z wielu serwisów, które oferują taką funkcjonalność. Kiedy już wybierzesz serwis, który posiada opcje potrzebne do wystawiania dokumentów w Twoim przedsiębiorstwie oraz odpowiadający Ci ceną musisz założyć w nim konto oraz uiścić odpowiednią opłatę abonamentową. Po zaksięgowaniu wpłaty (jeśli zrobisz to poprzez elektroniczny system przelewów to prawdopodobnie Twoja wpłata zostanie automatycznie zaliczona przez system i uzyskasz dostęp do serwisu, w przeciwnym razie być może będziesz musiał odczekać np. 1 dzień). Gdy już mamy dostęp do systemu możemy zabrać się za wprowadzanie danych- zwykle jednorazowo gdyż większość systemów zapamiętuje nasze dane, dane naszych kontrahentów oraz opisy i ceny naszych produktów, wystarczy je jedynie wybierać myszkę podczas sporządzania np. faktury. Co ciekawe, dzięki temu że nasz system nie znajduje się fizycznie na dysku naszego komputera mamy możliwość dostępu do naszej księgowości w każdym miejscu na świecie gdzie znajdziemy internet oraz komputer zdolny uruchomić przeglądarkę. Daje to możliwość wystawiania, korekty oraz sporządzania faktur pro-forma i innych dokumentów na miejscu u klienta jeśli zajdzie taka potrzeba (np. zmiana zamówienia). Co lepsze, po dokonaniu zmiany bądź wygenerowaniu dokumentu w innym miejscu, możemy uzyskać do niego dostęp po powrocie do naszej firmy, na naszym komputerze! Oczywiście taki dokument powinien automatycznie przez system zostać zewidencjonowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.