Faktura VAT

Posts Tagged ‘zasady’

Wskutek długotrwałego procesu dostosowywania prawa polskiego do standardów Unii Europejskiej niektóre zmiany w regulacjach naszego prawa są dokonywane po ustaleniu wspólnych regulacji w Dyrektywach Unii Europejskiej. W chwili obecnej również jesteśmy świadkami takiej sytuacji- w Sejmie planowane są zmiany w ustawie o VAT, ustawy o transporcie drogowym oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Tym razem chodzi o rozporządzenie Rady Unii Europejskiej z dnia 15 marca 2011 roku, które dotyczy ustanowienia środków wykonawczych do dyrektywy UE 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (VAT). Czego dokładnie dotyczą te zmiany? Otóż po wejściu w życie ustawy zmienią się określenia wykonywania danych importowania towarów- chodzi o sprecyzowanie miejsce wykonania świadczenia. Nie jest to jednak jedyna zmiana, która szykuje się w polskim prawie podatkowym- konkretnie sprecyzowane zostaną również elementy katalogu odpadów przetwarzalnych, co do których stosowany jest tzw. podatkowy mechanizm obciążenia odwróconego co oznacza, że podatek od nich obciążany jest nabywca. Zmiana ma dotyczyć zwiększenia zakresu towarów uznawanych za takie odpady- chodzi tu m. in. o odpady szklane i zużyte akumulatory. Zmiana zostanie wykonana poprzez wprowadzenie załącznika nr 11, który będzie zawierał wykaz takich towarów, które mogą zostać uznane za odpady przetwarzalne a zarazem można co do nich zastosować odrócony system opodatkowania.

Nie jest tajemnicą, że szybkie i tzw. „bezbolesne” (czyli bez przestojów, problemów takich jak przedawnienia czy zakwestionowane podatki) prowadzenie rachunkowości w firmie jest niezbędne. Można to osiągnąć zatrudniają cały sztab wyspecjalizowanych księgowych, które będą zajmowały się wszelkimi dokumentami, które zjawią się w firmie. Kogo jednak stać na takie rozwiązanie? Nie oszukujmy się- nawet jeśli koszt zatrudniania całego działu księgowości nie byłby zbyt dużym wydatkiem w naszym przedsiębiorstwie to i tak nie ma przecież czegoś takiego jak zbędne pieniądze. Zaoszczędzone w ten sposób środki można przeznaczyć na rozwój przedsiębiorstwa . Mowa tu jednak była głównie o dużych firmach, problem jednak pojawia się również w małych i mikroprzedsiębiorstwach- parę osób zatrudnionych w takiej firmie (lub nawet sam jeden przedsiębiorca) nie będzie się zajmowało przez cały dzień pracy księgowością- muszą pracować aby wykonać zlecenia na czas. Pewnym rozwiązaniem jest tutaj wynajęcie firmy zewnętrznej czyli wyspecjalizowanego biura rachunkowego, które zajmie się dokumentacją naszej firmy. Pamiętajmy jednak, że każdy outsourcing kosztuje i nie nie znajduje to zastosowania zwłaszcza jeśli przez naszą firmę przepływa wiele dokumentów na małe kwoty- biuro zwykle liczy sumę kosztów swoich usług od każdego dokumentu. Co zrobić? Zastosować księgowość online! Zwłaszcza ma to sens w przypadku fakturowania- fakturę online można wystawić w każdym miejscu, w którym mamy internet i drukarkę- zatem u większości klientów. Jest ona automatycznie ewidencjonowana i uzupełniania automatycznie- jedyne co musimy zrobić to kliknąć odpowiednie opcje. Jest to opłacalny interes szczególnie dla mały firm.

Szykują się duże zmiany w ustawie o VAT związane z przepisami dotyczącymi uproszczonych faktur VAT- zgodnie z Dyrektywą VAT, w której umieszczone zostały zapisy dotyczące wystawiania faktur uproszczonych w wypadkach gdy kwota na fakturze nie jest większe niż 100 euro. Według dostępnych informacji procedura wprowadzania nowych przepisów już się rozpoczęła- celem jest wejście w życie odpowiednich regulacji prawnych od 2013 roku. Nowelizacje tego prawa jest nałożona w związku z Dyrektywą UE, która z kolei wprowadza możliwość wystawiania uproszczonych faktur jeśli kwota na fakturze nie przekracza 100 euro lub też równowartości tej kwoty wyrażonej w walucie państwa członkowskiego (jako że nie tylko Polska jest zmuszona do wprowadzenia takich rozwiązań)- będą jednak istnieć pewne wyjątki, w których nie będzie można wystawić takiego rodzaju dokumentu nawet jeśli kwota transakcji nie będzie przekraczała kwoty 100 euro (bądź równowartości) i są one określone w wymienionej dyrektywie.
Wiele wskazuje na to, że zmiana w prawie dojdzie do skutku w zamierzonym terminie ponieważ pod obrady Sejmu został już przekazany projekt zmian w ustawie o VAT dotyczący dokumentowania małych wydatków firmowych- w projekcie jest mowa np. o dokumentowaniu jedynie paragonami określonych niskich wydatków.
Na dzień dzisiejszy jest możliwość nie umieszczania na fakturach wszystkich wymaganych danych jednakże odnosi się to głównie do dokumentów takich jak bilety (wg rozporządzenia Ministra Finansów z 28n marca 2011 roku).

Jednym z rodzajów dokumentów podatkowych jakie są stosowane w przedsiębiorstwach są faktury wewnętrzne. Co oznacza termin faktura wewnętrzna? Jest to taki dokument podatkowy, który jest sporządzany podczas szczególnych czynności takich jak import usług, nabywanie towarów wewnątrzwspólnotowe, zwroty dofinansowań, opodatkowane ale nieodpłatne nabywanie towarów bądź też świadczenie usług. Należy nadmienić, że stosowanie faktur wewnętrznych jest mocno ograniczone (do wymienionych sytuacji) i nie może być stosowane w razie wystąpienia sytuacji innych.
Czy faktura wewnętrzna może być faktura zbiorczą? Otóż bardzo często jest. Wg. ustawy o VAT istnieje możliwość sporządzenia jednej faktury zbiorczej za określony okres (np. raz na miesiąc, kwartał) jednakże dla zachowania większej przejrzystości najczęściej stosowany jest sposób jedna faktura wewnętrzna na jedną czynność podlegającą opodatkowaniu.
Przepisy nie regulują czy podatnik musi wystawić jedną zbiorczą fakturę, które udokumentowuje wszelkie określone czynności czy też powinien wewnętrzne faktury zbiorcze wystawiać za każdą grupę czynności (czyli przykładowo osobna faktura dla importu usług oraz osobna na prace nieodpłatne). W wypadkach niedostatecznej informacji jak postępować należy postępować jak najbardziej przejrzyście czyli w naszym wypadku dzielić wewnętrzne faktury zbiorowe na rodzaje czynności. Nie istnieją jednak przesłanki wskazujące, że jedna, łączna zbiorowa faktura wewnętrzna jest nielegalna- można zatem przyjąć że jest to również właściwy sposób prowadzenia ewidencji podatkowej

W związku ze zmianami w prawie dotyczącym faktur i dokumentów podatkowych, wprowadzonymi w życiu z dniem 1 stycznia 2011 r., przyjrzymy się ponownie rodzajom faktur oraz ich właściwościom.
Podstawową grupą faktur będą oczywiście te najczęściej wystawiane czyli faktury, które dokumentują sprzedaż. Pozostałe grupy to np. faktury VAT RR, faktury sporządzane wewnątrz przedsiębiorstwa oraz faktury uproszczone. Takie dokumenty podatkowe wystawia się zawsze w dwóch egzemplarzach gdzie oryginał trafia do nabywcy towaru bądź usługi a drugi egzemplarz jest archiwizowany i ewidencjonowany przez stronę sprzedającą (tej zasady nie trzeba przestrzegać podczas sporządzania faktur wewnętrznych gdyż nie występuje tutaj druga strona transakcji). Warto też sprawdzić przepisy gdyż dla części faktur nie ma obowiązku opisywania jednego egzemplarza jako oryginał a drugiego jako kopia.
Faktury dokumentujące sprzedaż są prawnie obowiązującymi dokumentami, które stwierdzają dokonanie sprzedaży. Zwykle wystawiany jest dokument określany jako „zwykła faktura VAT” ale przepisy prawa (ustawa o VAT) reguluje również takie dokumenty jak faktura VAT marża oraz faktura VAT-MP. VAT marża jest wystawiane podczas czynności, dla których podstawa opodatkowania to marża np. towary używane, antyki, kolekcje ale również i usługi turystyczne. Jeśli chodzi o VAT-MP to jest używane przez małych podatników, którzy w swej działalności do rozliczenia podatku używają metody kasowej.

Jeśli w podczas działalności naszego przedsiębiorstwa będziemy chcieli wystawić fakturę, której zadaniem będzie udokumentowanie czynności, która jest zwolniona przedmiotowo z podatku to musimy taką fakturę dodatkowo wyposażyć w odpowiedni opis. Otóż należy wskazywać (jeśli ma to zastosowanie- reguluje to paragraf 5 ust. 7 rozporządzenia o fakturach) odpowiedni przepis Dyrektywy w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej na podstawie, którego obowiązujące jest zwolnienie od podatku (dla danej czynności). Zwykle jednak będzie wskazywany odpowiedni przepis w ustawie bądź też rozporządzenie wykonawcze (należy wskazać dokładnie przepis), który jest podstawą stosowaną do zwolnienia z podatku. Odpowiednim symbolem do umieszczenia może być również symbol PKWiU danej usługi bądź towaru, jeśli takowy symbol jest wskazany w rozporządzeniu lub ustawie (przy czym symbole te dotyczą głównie usług związanych z zarządzaniem nieruchomościami mieszkalnymi)- co do większości zwolnień nie zostały wskazane symbole PKWiU więc nie ma potrzeby ich stosowania.
Ponadto warto nadmienić, iż od grudnia 2008 roku przedsiębiorca nie ma obowiązku podawania na dotyczących tego fakturach symbolu Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług lub też podstawy prawnej, wg. której zastosowano obniżonoą stawkę podatku. To samo tyczy się również obowiązku dotyczącego podawania na fakturach podstawy prawnej, wg. której dana czynności podlega takiemu a nie innemu opodatkowaniu VAT.

W zależności od specyfiki naszego przedsiębiorstwa może zajść taka sytuacja gdy będziemy potrzebowali zatrudnić pracownika, który będzie odpowiedzialny za wystawienia oraz przyjmowanie faktur (np. osoba będąca w kontakcie z magazynem lub podobne stanowisko). Nie ma potrzeby zatrudniania księgowej na takie miejsce- zresztą jest to nieopłacalne i nielogiczne. Dokumenty takie, po odpowiednim przyuczeniu, może wystawiać nawet osoba nie znająca się na zagadnienia rachunkowości chociaż pewne umiejętności obliczeniowe i spostrzegawczość są wskazane. Wynika to z tego, że jeśli odpowiednio wyposażymy stanowisko fakturzysty (np. komputer z odpowiednim oprogramowaniem współpracującym z systemem firmowym) to generowanie potrzebnej dokumentacji będzie odbywało w systemie półautomatycznym- jedyne co pracownik będzie musiał zrobić to wprowadzić odpowiednie materiały bądź produkty wychodzące z magazynu i zatwierdzić operacje.
Powiedzieliśmy, że pracownik taki nie musi mieć specjalnych umiejętności czy wykształcenia i jest to prawda- jednak jeśli chcemy wykorzystać pełnię możliwości płynących z powstania takiego stanowiska to możemy pomyśleć o kimś kto zna języki (jeśli nasza firma eksportuje bądź planuje eksport). Innymi zaletami będzie ewentualne doświadczenie z księgowością tak aby możliwa była współpraca z księgową i np. wykonywanie za nią prostych czynności tak aby zmniejszyć ilość godzin, które musi wypracować osoba księgując- w ten sposób nasze przedsiębiorstwo oszczędza.

Jeśli naszą dokumentacje związaną z fakturami prowadzimy jedynie w formie elektronicznej może zajść taka sytuacja gdy będzie potrzebna korekta faktury wystawionej przez nasz system z różnych powodów. Nie ma problemu jeśli możemy z poziomu naszego systemu fakturowania wystawić fakturę korygującą- najpierw generujemy taki dokument księgowy a następnie wysyłamy go do dane kontrahenta po czym archiwizujemy dokument tak jak poprzednią fakturę, której dotyczy sporządzony dokument korygujący (pamiętajmy, że faktury elektroniczne muszą być przechowywane w sposób zgodny z wytycznymi Ministerstwa Finansów tj. muszą być przechowywane w formie niezmienionej i umożliwiającej uwierzytelnienie i identyfikację danego dokumentu oraz w sposób umożliwiający segregację dokumentów z podziałem na określone okresy). Problem jednak pojawia się gdy nie mamy możliwości wystawienia faktury korygującej z powodów technicznych np. nasz system fakturowania nie przewiduje możliwości wygenerowania takiego dokumentu. W takim wypadku na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów należy wystawić fakturę korygującą papierową i zamieścić na niej adnotację, że dotyczy ona faktury elektronicznej. Uwaga, takie postępowanie jest możliwe jednakże nie powinno ono mieć charakteru stałego tzn. firma powinna zadbać o możliwość wystawiania wszystkich potrzebnych jej dokumentów w taki sam sposób (w tym wypadku chodzi o rozszerzenie możliwości wybranego programu do faktur bądź też całkowitą zmianę tego oprogramowania na takie, które posiada potrzebne funkcje).

Chciałbyś zastosować w swojej firmie system obsługi faktur online ale nie wiesz w jaki sposób to działa? To bardzo proste- najpierw musisz zdecydować się na jeden z wielu serwisów, które oferują taką funkcjonalność. Kiedy już wybierzesz serwis, który posiada opcje potrzebne do wystawiania dokumentów w Twoim przedsiębiorstwie oraz odpowiadający Ci ceną musisz założyć w nim konto oraz uiścić odpowiednią opłatę abonamentową. Po zaksięgowaniu wpłaty (jeśli zrobisz to poprzez elektroniczny system przelewów to prawdopodobnie Twoja wpłata zostanie automatycznie zaliczona przez system i uzyskasz dostęp do serwisu, w przeciwnym razie być może będziesz musiał odczekać np. 1 dzień). Gdy już mamy dostęp do systemu możemy zabrać się za wprowadzanie danych- zwykle jednorazowo gdyż większość systemów zapamiętuje nasze dane, dane naszych kontrahentów oraz opisy i ceny naszych produktów, wystarczy je jedynie wybierać myszkę podczas sporządzania np. faktury. Co ciekawe, dzięki temu że nasz system nie znajduje się fizycznie na dysku naszego komputera mamy możliwość dostępu do naszej księgowości w każdym miejscu na świecie gdzie znajdziemy internet oraz komputer zdolny uruchomić przeglądarkę. Daje to możliwość wystawiania, korekty oraz sporządzania faktur pro-forma i innych dokumentów na miejscu u klienta jeśli zajdzie taka potrzeba (np. zmiana zamówienia). Co lepsze, po dokonaniu zmiany bądź wygenerowaniu dokumentu w innym miejscu, możemy uzyskać do niego dostęp po powrocie do naszej firmy, na naszym komputerze! Oczywiście taki dokument powinien automatycznie przez system zostać zewidencjonowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Wystawiając w naszej działalności gospodarczej faktury musimy pamiętać aby zadbać o ich rzetelność i kompletność ponieważ fakt wprowadzenia faktury do obrotu sprawia iż nielegalne jest jakiekolwiek jej cofnięcie czy anulowanie gdyż, zgodnie z prawem, jest ona dokumentem stwierdzającym zaistnienie czynności gospodarczej. Nie ma również podstaw prawnych aby korygować zadeklarowany przychód należny, który wynika z faktury. Z sytuacją taką możemy mieć doczynienia np. gdy nasza faktura VAT nie zostanie z jakiegoś powodu zaakceptowana przez odbiorcę i nie zostanie uwzględniona w jego księgowości- problematyczne jest również to, że z momentem wystawienia faktury powstało u nas zobowiązanie podatkowe, które zostało uwzględnione w naszej księgowości pomimo brak akceptacji faktury przez klienta. Niestety nawet w wypadku braku uiszczenia płatności przez danego kontrahenta nie można dokonywać poprawek w ewidencji za poprzedni rok ani korygować deklaracji podatkowych z takiego powodu. Jeśli sprawa dotyczyłaby np. wadliwie wykonanej usługi to decyzja mogłaby być inna ale jeśli przedmiotem sporu pomiędzy danym przedsiębiorcą a jego klientem jest jedynie kwota faktury to zostaje ona uznana za ważną a swoich racji przedsiębiorca winien dociekać przed sądem. Faktura mogłaby zostać skorygowana gdyby nie minął odpowiedni czas przeznaczony na korektę tego dokumentu. Faktura została zaksięgowana i zewidencjonowana a obie strony rozliczyły się za ten rok z fiskusem.